Excelで劇的に楽になる！便利関数ベスト５

Excelを使っていると「もっとラクに処理できないかな？」と思う瞬間ってありますよね。
数字を足したり、条件に合うデータを探したり、手作業だと時間がかかる作業も、関数を知っているかどうかで効率は大きく変わります。

今回は、事務仕事で特に出番が多い「便利関数ベスト５」を厳選して紹介します。
初心者でもすぐに試せるものばかりなので、ぜひ明日からの仕事に取り入れてみてください。

SUM（合計を一瞬で出す定番）

Excelの超基本関数。「合計」を出すときに使うのが =SUM() です。
手作業で「＝B2+B3＋B4…」と打つ必要はなく範囲を指定するだけで合計がパッと出せます。

例：=SUM(B2:B10)
👉 B2からB10までの数値を一発で合計！

たとえば売上リストの金額を合計したいとき、電卓で足すよりも早く、しかも入力ミスがありません。
表の大きさが変わっても範囲を変更するだけなので、日々の集計作業がグッと楽になります。

手入力で電卓を叩いていると時間がかかる上にミスも出やすいですが、SUMなら瞬時に計算。
「とりあえず困ったらSUM」と覚えておくと安心です。

「平均」を出すときに使うのが =AVERAGE() です。
合計して件数で割る…という手間が不要になります。成績や売上データを扱うときに大活躍します。

例：=AVERAGE(C2:C20)
👉 C2からC20の平均値を表示。

成績表の点数の平均や、営業担当ごとの平均売上を求めるときに便利です。
「5人分の売上合計 ÷ 5」という計算を毎回するよりも、関数で一発表示のほうが断然効率的。

「平均が知りたい場面」で頻繁に使えます。
数字の傾向をサッとつかめるので報告資料づくりがスムーズになります。

「もし◯◯ならA、そうでなければB」と判定させたいときに使えるのが=IF() です。
条件分岐を自動化できるので、事務作業の強い味方です。

例：=IF(D2>=10000,"○","×")
👉 D2の値が10000以上なら「○」、そうでなければ「×」を表示。

例えば売上目標の達成チェックや、テストの合否判定に使えます。
手作業で「◯か×」を入れていた作業を自動化できるので、入力ミス防止にもつながります。

初心者はまず「数値が基準以上かどうか」を判定する形から覚えるのがおすすめです。

データ管理を効率化する代表的な関数が =VLOOKUP() です。
「ある番号に対応する名前を別の表から探して持ってくる」ことができます。

例：=VLOOKUP(A2,顧客マスター!A:D,3,FALSE)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　👉 A2の値（顧客番号）を「顧客マスター」表から探し、第3列にある情報（たとえば住所）を表示。

社員番号や顧客番号を入力するだけで氏名や部署を自動表示できるので、大量データを扱うときに大活躍。初心者が最初につまずきやすいのは「列番号」と「FALSE」部分ですが、慣れれば事務効率が大幅に改善します。

複数のリストを参照するとき、これを知っていると手作業で探す手間が激減します。
ただし列番号を間違えると結果がズレるので要注意。

「ある条件に当てはまるデータはいくつある？」を一瞬で出すのが =COUNTIF() です。
条件を満たすセルの数を自動でカウントしてくれます。

例：=COUNTIF(E2:E100,"東京")
👉 E列の範囲で「東京」と入力されている件数を数える。

「売上が10,000円以上の件数」「部署ごとの人数」などを調べるときに大活躍します。
一覧を目で追うよりもずっとスピーディです。

今回紹介した5つの関数は、どれも事務作業での出番が多く「知っているかどうか」で効率が大きく変わります。

最初はSUMやAVERAGEのような基本から始めて、徐々にIFやVLOOKUPへ進むと無理なく覚えられます。
少しずつ取り入れるだけで「Excelってこんなに便利なんだ！」と実感できるはずです。