総務の仕事|書類整理・管理方法と、オススメファイルについてご紹介!

総務

前回、総務の仕事とは|会社全体をサポートするユーティリティプレーヤー の記事の中で総務の全体的な概要をご紹介しましたが、今回は総務の仕事の中でも、特に書類整理・管理の具体的な方法と管理人がオススメする書類整理用ファイルについてご紹介します!

書類整理|企業情報資料の管理

まずは会社の根幹ともいえる「企業情報」に関する書類の管理です。

具体的な書類は下記の通りです。

  • 定款(ていかん)
  • 株主名簿
  • 株主総会議事録
  • 履歴事項全部証明書
  • 税務署への各種変更届出書
  • 法人設立届
  • 青色申告承認申請書
  • 減価償却資産の償却方法の届出書
  • 棚卸資産の評価方法の届出書 など

上記の書類は、会社設立時に作成・提出するものです。

いうまでもなく、会社設立の歴史の第1歩を刻む非常に重要な書類です。

これらの書類は、継続して事業を行っている間は、紛失することなく適切に保管しなければなりません。また、後から確認する機会が比較的多い書類です。

ですから、なるべく1つのファイルにまとめて管理することをおすすめします。

通常のファイリングだと、2穴パンチで穴をあけて綴じるのが基本ですが、上記のような企業情報資料に関しては、会社にとって非常に重要な機密資料ですから、できることならば穴はあけず、クリヤーポケットのファイルできれいに保管しておきたいところです。

管理人のイチオシ

管理人のイチオシはコクヨ クリヤーブック ウェーブカットシリーズです。

ファイルの色、ポケット枚数、用紙サイズなど、様々なバリエーションがあり、あらゆる書類のサイズに対応可能です。さらにポケット上部がウェーブカットといわれる波型にカットされているので、書類の出し入れが容易です。外装とクリヤーポケットを含めたファイル全体の質感も高く、非常に使い勝手がいいのでオススメです。


書類整理|決算書関係資料の管理

続いて、会社の「売上」「仕入」「現金・預金」などの具体的な情報が掲載されている「決算書関連」の資料管理です。

具体的な書類は下記の通りです。

  • 決算申告書
  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 伝票類
  • 証憑書類
  • 試算表
  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書  など

これらの書類はそれぞれ別々にのファイルで保管しましょう。

こだわりを持って保管したい場合は、それぞれ専用のファイルが文房具メーカー各社から発売されているので、そういった専用ファイルを使用すると、よりスッキリします。


決算書専用ファイル



総勘定元帳専用ファイル



証憑書綴(スクラップブック)



などです。

もちろん、専用のファイルを必ず使わなければダメ、という事ではないので、普通のフラットファイルでの保管も問題ありません。

ただし、必ず「事業年度ごと」というルールで保管するようにしてください。

書類によっては枚数が少なく、複数年分を1冊のファイルに綴じることができるかもしれませんが、複数年分をまとめて一つのファイルで管理するのはNGです。決算関連書類の管理は「事業年度ごと」が大原則です。

整理のポイント

枚数の少ないものなら「フラットファイル」、書類の枚数が多くフラットファイルで収まりきらないものは厚手の「リングファイル」に保管しましょう。さらに頑丈さを求めるなら「チューブファイル」がオススメです。





☆管理人オススメテクニック ➡「ファイルの色分けが効果的」

決算申告書は毎年「」、総勘定元帳は毎年「ピンク」など、書類の種類ごとにあらかじめ色を決めて整理するようにしておくと、後から過去の書類を確認するときに、色で書類を判別できるので、何かと便利です。


事業年度1年が経過した後は、書類をひとまとめにして「書類整理専用段ボール」に入れて保管しましょう。外側にマーカーで年度や保管されている書類の種類などを記入するスペースがありますので、忘れずに記入して保管します。



段ボールは、基本的に書庫や倉庫に保管しますが、スペースが無くて、見えるような場所にしか保管できないときは、下記のような、ちょっとオシャレなケースを使ってみてはいかがでしょうか。

このケースなら、あえて見せるような収納方法で、壁際などに並べて保管されているだけで、ちょっとしたインテリアとしても活躍します。


管理人の愛用ファイル

管理人が好んで使用しているファイルがコチラ

コクヨ スプリングファイル(ダブルファイルタイプ)


このファイルは保存用というよりは、日常業務で常に確認する必要がある書類を綴じて、デスク上のファイルボックスなどに入れて、いつでもすぐに取り出せるような日常業務専用ファイルとして愛用しています。

このファイルは「スプリングファイル」といって、綴じるための突起部分がスプリングのようになっていて、伸びたり曲がったりすることで、書類の開き方に合わせて一緒に可動するので書類が開きやすくなっています。

さらに「ダブルファイル」という特徴があり、右側には通常の2穴ファイル、左側にはバインダー形式のクリップが付属しています。

常に確認しておきたい書類などをバインダー側に止めておけば、開いた瞬間に確認できるので、ファイルの奥深くに綴じてしまって後から探さなければならない、という手間が無く、管理人的にはこの機能を非常に重宝しています。

書類整理|従業員関連資料の管理

次は従業員に関係する資料の管理ですが、具体的な書類は次の通りです。

  1. 賃金台帳
  2. 出勤簿(タイムカード)
  3. 源泉徴収簿
  4. 扶養控除等(異動)申告書
  5. 健康保険・厚生年金月額算定基礎届
  6. 健康保険厚生年金資格取得届
  7. 雇用保険資格取得届
  8. 労働保険申告書
  9. 労働者名簿
  10. 雇用契約書
  11. 労働条件通知書
  12. 身元保証書

これらの書類は、その分類ごとにまとめて保管しましょう。上記の書類を分類すると下記のようになります。

  • 上記1~4まで ➡ 給料関係書類としてまとめる
  • 上記5~6まで ➡ 社会保険関係書類としてまとめる
  • 上記7~8まで ➡ 雇用保険関係書類としてまとめる
  • 上記9~12まで ➡ 労働者関係書類としてまとめる

これらも原則的には2穴パンチでの穴あけ管理OKですが、従業員の人数によって管理する書類の枚数が変わってきますので、人数が少ない場合などは、クリヤーファイルでも構いません。

2穴パンチの愛用品

管理人愛用の2穴パンチはこちらです。


軽い力できれいに穴があき、用紙ガイドもあり、ロック機構で持ち手のところがたたんでしまっておけます。管理人はこのMAXさんのパンチを愛用しています。

パンチの穴がすぐに破けてしまって気になる、というあなたには、パンチ穴を保護するシールをオススメします。



書類整理|その他資料の管理

その他資料についてもいくつか追加でご紹介します。

  • 各種契約書
  • 金融機関関連(借入関係の書類など)
  • 生命保険や損害保険の保険証券    など

これらは、その種類ごと、契約書関係ならば契約書だけ集めた専用ファイル、金融機関借入用の専用ファイル、保険証券だけのファイル、というように専門分野別に管理しましょう。2穴パンチで穴をあけるよりは、クリヤーファイルで保存するのがベターです。

また、ここで紹介した書類については、原則的にはその「効力が続いている期間」に渡って保管しましょう。

  • 契約書ならば契約期間満了まで
  • 金融機関の借入ならば借入返済完了まで
  • 保険証券ならば保険期間終了時まで

といったようにそれぞれの書類の効力がある期間に合わせた管理が必要です。

契約期間満了後に契約更新、借入終了後に新規借入実行、保険契約終了後に契約更新、というように、その効力期間が満了しても、継続して新規にまた始めるというパターンもありますので、実務的な管理としては「永久」保存に近いかもしれません。

書類整理|まとめ

書類の整理・管理、保管の仕方&管理人イチオシファイルなどついて、書類管理のひとつのやり方、選択肢のうちの一つとして提案させていただきました。

あなたの書類整理のご参考にしていただければと思います。