採用通知|文例紹介|5つの作成ポイント

総務

今回は「採用通知」についてご紹介します。

採用通知とは、主に中途採用などの求人応募者に対して、企業側が面接等の選考をした結果、正式に採用することを決定した旨を求人応募者に対してお知らせする書類です。

つまり、採用通知とは、求職者に対して、会社側が「一方的」に「あなたを採用します」という意思を表示するものです。

「双方の合意」がある状態で発行する書類ではありません。➡ ここが重要ポイントです。

同じような書類に「内定通知書」というものがありますが、こちらは、主に新卒の求人応募者と会社との間で、特別な理由がない限り入社するという「双方の合意」がなされた際に通知するものであり、今回ご紹介する採用通知とは全く異なります。

この両者を混同しないようお気を付けください。

また、求職者が、複数の求人に応募していて、同時に採用面接などを進めている場合、こちらが採用通知を出しても、他の求人からすでに採用通知が発行されていて、断られてしまう可能性も含みます。

できることならば、そうした可能性を低くするべく、採用したいと思う人材ならば、なるべく早めに採用通知を発行し、こちらの求職者を採用したいという気持ちを示すことが重要です。

いち早く発行することで「当社はあなたを必要としています」という会社側の意思表示になります。求職者が他の企業へ入社する気持ちを思いとどまらせ、当社への入社を促進する効果が期待できるからです。

そんな採用通知について、この記事では、作成方法のポイントと文例テンプレートをご用意しましたのでどうぞご参考にしてください。

採用通知|5つの作成ポイント

採用通知の発行によって、なるべく当社への入社を決定づけたいので、その文言、内容は、丁寧な文面とすることを第一に気を付けましょう。

では、ポイントを5つに分けて整理してみます。

「採用」が一目でわかるようにする

求人活動している求職者のもとには、当社以外の求人資料や、会社案内など様々な書類が届いているはずです。

複数の会社へ求人申込応募している求職者ならなおさら書類が多くて、採用通知を送付しても、見落とされてしてしまう可能性があります。

ですので

  • 選考の結果「あなたを採用する」という通知であること
  • 企業名

この2点が一目でわかるようにしておくことが1つ目のポイントです。

文章のタイトル自体を「採用通知書」として、採用という文言を入れておくとわかりやすくて効果的です。

求人に応募してきてくれたことへの「感謝」の意を伝える

たくさんの求人の中から当社を選んで応募してくれたことに対する「感謝」の意を伝えましょう。

特に、書面の前半・書き出しは、感謝を伝えるような文面からスタートさせると効果的です。

「採用」という言葉を使って直接的に伝える

タイトルもそうですが、文章には、はっきりと「採用します」という意思表示をします。

あいまいな表現にならないよう、直接的に「採用」という言葉を使って、会社としてあなたをどうしても採用したい、という気持ちが伝わるような文章にします。

入社予定日などの詳細情報を記載

入社予定日、時間、曜日、場所、当日用意する書類などを記載し本人が一目でわかるような説明書きとしましょう。

また、入社前に必要書類等をやり取りする場合には、書類の記入方法の解説や、返信用封筒なども準備しておきましょう。

担当者の連絡先も忘れずに

今後の入社に関するやり取りをする連絡先や、不明点などに対応する問い合わせ先など、必ず担当部署や担当者の連絡先を記載しましょう。


以上の5項目がポイントです。

採用通知|文例1

では、前段の5つのポイントをまとめた文例の無料テンプレートをシェアします。

(入社に際し、直接会社への出社を求めるパターン)

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採用通知|文例2

(入社前に書類の提出を求めるパターン)

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採用通知|メールで回答する場合の文例

採用通知をメールで行う際の文例についてもご紹介します。

内容はほぼ一緒ですが、メール独特の文章形態に注意してご確認ください。


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採用通知|その他の注意点

(1)通知を送るまでの期間

採用通知は、なるべく早めに送りますしょう。遅くとも1週間以内がベストです。

繰り返しになりますが、通知が遅いと他の企業へ入社を決めてしまっている場合もあるので、なるべく早めに送付することを心がけましょう。


(2)書類の返信を求めるとき

出社の前に、事前に書類の提出を求める場合は、返信用封筒を入れて送りましょう。