労働者名簿|無料テンプレート|必要項目と管理方法

総務

あなたの会社には「労働者名簿」あるいは「社員名簿」、「従業員名簿」といった雇い入れた従業員の詳細を記した一覧はありますでしょうか。

実は、労働基準法の中に、従業員を雇い入れた際に「賃金台帳」と「出勤簿」とともに「労働者名簿」も作成して保存しなければならない、と定められています。(賃金台帳・出勤簿・労働者名簿の3つを合わせて「法定帳簿」といいます)

そこで今回は、労働者名簿の作り方・管理方法をご紹介します。

さらに

労働者名簿ってどんな感じで作ればいいの?というあなたへ、特別に無料テンプレートもシェアしていきたいと思っていますので、最後までどうぞご覧ください!

労働者名簿|名簿作成の重要性

労働者名簿については、労働基準法の第107条に定められています。ざっくりとした内容としては、従業員の氏名・生年月日などの情報を記載しておくこと、とされています。

たとえば、従業員が結婚して苗字が変わったときなど、すみやかに労働者名簿の氏名も変更しておくことが必要です。

つまり、労働者名簿は常に「最新」の情報としておくことがポイントです。

最初にふれた通り、法定帳簿の仲間には、他に「賃金台帳」と「出勤簿」があります。

この2つと「労働者名簿」とを比べると、雰囲気的に「賃金台帳」と「出勤簿」のほうが重要な書類という感じがなんとなくあって、労働者名簿の重要度が低く感じられるかもしれませんが、労働基準法上ではこの3つの書類は同等の扱いとして、重要な書類と位置付けられています。

例えば、助成金などの申請をする場合に、労働者情報を開示する必要があるケースがあります。そういったときに「労働者名簿」の提出によって情報を開示する事もあります。

法人・個人事業主、いずれにしても労働者を雇っている場合には、労働者名簿を作成し、従業員の情報を把握する必要があります。

労働者名簿|記載に必要な項目

労働者名簿に記載すべき項目は次の通りです。

厚生労働省のホームページでは原則的な労働者名簿の様式テンプレがありますが、上記記載内容を網羅しておけばその記載様式は縦書き・横書きどちらでも大丈夫ですし、会社独自の様式を作成して問題ありません。

ちなみに、事務屋さんブログオリジナル無料テンプレも貼っておきますのでご自由にお使いください。

労働者名簿|無料テンプレート

労働者名簿の無料テンプレートはこちらです。

PDF形式のファイルをご覧いただく場合には、Adobe Readerが必要です。Adobe Readerをお持ちでない方は、Adobeのダウンロードサイト(別ウィンドウ)からダウンロードしてください。

労働者名簿|管理方法、保存期間など

労働者名簿は、労働基準監督署などの調査があったときに提出を求められることがありますので、すぐに取り出せるような場所に保管しておくと良いでしょう。

また、法的に「保存期間」が定められていますのでご注意下さい。

★労働者名簿の保存期間 ~ 3年(労働者の退職や解雇、死亡の日から3年です)

ちなみに、「変更」や「更新」については「遅滞なく」と定められていますので、変更の事実が発生したらすみやかに更新作業を行いましょう。

管理は「紙ベース」でも「データベース」でもよいこととされています。

紙での管理の場合は、上記無料テンプレートなどを利用して、プリントアウトし、直接その用紙に記入して管理・ファイリングしておけばOKです。

一方、データベースでの管理の場合には条件が付いています。

データベース管理の条件

  • 条件① ~ 事業場ごとの労働者名簿を画面に表示し、印字するための装置を備えておくこと
  • 条件② ~ 労働基準監督署による調査等で労働者名簿の閲覧・提出が必要になったときに、直ちに写しを提出できるようにしておくこと

以上2点です。

要は、データベース管理で、すぐにプリントアウトできる状態であればよいということになります。

そんなときにお勧めなのがクラウド会計システムで有名なfreeeさんの「人事労務freee」です。

このシステムならば、労働者名簿だけでなく「賃金台帳」「出勤簿」の書類もなんと自動で作成してくれるのです。

それだけではありません。人事労務システムなので「給料計算」「勤怠管理」「年末調整」「入退社管理」「マイナンバー管理」「社会保険の管理」など、複雑な人事労務の管理を一手に行うことができます。

★上記バナーをクリックして詳細を確認してみてください。確認するのも無料ですし、デモを無料で試すこともできます。

こういった便利なシステムを導入してデータベース化しておけば、紙ベースで保管する手間とスペースが減りますのでオススメです。

便利なシステムは積極的に導入して効率的な作業を実現しましょう。