見積書|商取引で必要な書類

総務

商取引の流れについては 売上の計上基準|引渡基準、出荷基準、検収基準について こちらの記事の中でご紹介しましたが、今回ご紹介する「見積書」という書類は、その取引の流れが始まるきっかけとなる書類です。そんな見積書について詳しくみていきましょう。

見積書|基本的概要

見積書とは、正式な契約を結ぶ前に、取引相手先に、購入を検討している商品やサービスの金額や仕様、オプション、納期等の詳細な情報を提示するための事前検討材料となる書類です。

見積書を依頼し、受け取った取引相手先は、この書類の数字を確認して正式に契約するかどうか、正式発注するかどうかを検討します。

自社と取引相手先との間で、見積書の内容を見ながら、条件の変更交渉などを行い、詳細な点をお互いにすり合わせて両社が納得した条件が整った後に正式な契約へ、という流れになります。

したがって、取引が始まるかどうか、契約成立するかどうかの非常に大事なきっかけとなる書類ですから自社の強み、アピールポイントを主張して、相手取引先が納得して契約してもらえるような信頼感のある、また魅力のある見積書づくりが求められます。

見積書|作成意義とその役割

前段でご説明した通り、見積書は正式な契約へとつながる大事な「キッカケ」です。

したがって、見積書の金額と、正式な本契約で交わそうとする金額の間で、大きく異なるような金額を提示するのは問題ですし、ましてや見積書を作成せずに、簡単な口約束だけで終わらせてしまうと、後々、言った言わないのトラブルにつながりかねません。

見積書を発行して、お互いが条件をしっかりと検討して、そのうえでの正式契約へとつながっていかなければ上記のようなトラブルを引き起こし、結果的に大事な取引相手先を失うことにもつながる可能性があります。

見積書には明確な数字を書面として証拠が残るようにしっかり記載して、作成・提示することが重要です。

したがって、見積書を作成するという行為には、お互いに納得した条件で正式に契約します、という意思決定書類としての役割と、言った言わないなどのトラブルを未然に防ぐという役割、この2つの大きな役割があるのです。

また一方では、例えば、同じ商品・同じサービスについて、別の担当者が別の取引先へ提案するという際にも、先に使用した見積書を全社的に共有しておくことで、担当者ごとによる金額の差異、取引先ごとによる金額の差異などについてもコントロールでき、人によって金額が違うとか、会社によって金額が違う、などのような、社内での意思の疎通ができていなかった事によって起こりえるトラブルを防ぐ効果も期待できます。

見積書|形式や具体的な作成方法

それでは、実際の見積書を作成する際に記載する基本的な項目についてご説明します。

業種や扱う商品、製品、サービスなどによって特徴が異なるので、見積書の書式パターン的には一律ではありませんが、ここではごく一般的な項目をご紹介します。

見積書に記載する項目一覧
  1. 取引先名 ~ 見積書を送付する相手方の名称(様や御中を忘れずに!
  2. 物件名  ~ 見積書記載の商品やサービスの物件名
  3. 納入期限 ~ 見積書記載の商品やサービスの納入期限がわかっている場合は記載
  4. 納入場所 ~ 商品の納入場所が決まっている場合はその場所を記載。決まっていなければ「別途協議」などの文言を記載しておきましょう
  5. 有効期限 ~ 見積金額の有効期限を記載します。商品や業種によって期限は色々ですが、短いものなら1週間、長いものなら6か月くらいでしょうか。金額の変動が頻繁にあるような商品を扱う場合はあまり長くないほうが良いでしょう
  6. 見積書№ ~ 一連の通し番号を決めて記載しておくと後からの確認に便利です
  7. 見積作成日~ 見積書を作成した日付を記載します
  8. 見積作成者~ 見積書を作成した自社の名称、住所、電話、FAX、担当者などを記載します。合わせて会社の「角印」及び担当者の「認印」を押印します
  9. 見積金額 ~ 商品の見積金額の合計を記載します(消費税も明示しましょう)
  10. 見積明細 ~ 商品の品名、品番、型番、数量、単価、など詳細を記載します
  11. 備考   ~ 見積もりにかかる特記事項などがあれば備考に記載します

以上11項目です。

これらの項目を取り入れて、自力で文書作成ソフトなどで作ってみるのも一つの手段ですが、管理人は基本めんどくさがり屋なので、同じ気持ちのあなたには、こちらをオススメします。

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補足「あいみつ」(相見積もり)とは

「あいみつを取る」とは「相見積もりを取る」という意味で、2社以上から見積もりを取ることを意味しています。

これは1社だけの見積もりの場合、その見積書の条件に記載された金額が市場の金額と比べて高いのか安いのか判別できないため、複数の事業者から見積書を提出してもらうことで金額や内容を比較するための見積もり方法です。通常の事業の場合は、あいみつを取って数社の条件を比較して決めるのが一般的です。

見積書|まとめ

以上見積書についてご紹介しました。

見積書について簡単にまとめますと、

(1)自社と取引先の間で、売買契約を取り交わす前段階において、お互いに金額、数量、内容、納期などの諸条件を確認し、すり合わせをするための資料であり、契約に至る「キッカケ」となる書類

(2)見積もりの依頼を受けたら、それは契約成立のチャンスですから、逃さないためにもなるべく速やかに作成して取引先へ提示する

(3)後から見積書の金額を確認することがよくあるので、過去資料の管理を徹底する(システムを利用したり、必ず写しを残しておく 等)

以上です。

見積書の単純なミス(金額や数量の間違いなど)で契約を逃してしまうのは非常にもったいないですから、見積書の作成・発行の際は注意して取り組みましょう。