総務の仕事|会社全体をサポートするユーティリティプレーヤー

総務

「総務」と聞いてどんな仕事を思い浮かべるでしょうか。

よく聞く言葉ではあるものの、業務内容を問われると、意外と思いつかないかもしれません。

そんな「総務」の仕事内容についてご紹介していきます!

総務の仕事|会社全体をサポートする役割

早速ですが結論です。

総務の仕事は、ザックリ大きくいうと

「会社全体の業務をサポート、バックアップする」

という役割が強いんです。

総務と聞くと、何となく「雑務」とか「雑用的な業務全般」を担当している部署

という印象が強いかもしれません。

しかし実際には、会社を支えるためのサポート役として必要不可欠な部署なのです。

では、その具体的な内容についてみていきましょう。

総務の仕事|会社全体を管理

まず、総務部門のメインとなる業務は、会社の中で発生する様々なモノやコトの

「管理業務」です。

例えば、

  • 取引先との業務で発生する各種文書・書類等の管理
  • 会社の社判、角印、認印、銀行印など印鑑の管理
  • 領収書や手形に貼る印紙、封筒、切手、レターパックなどの管理
  • 会社の定款、議事録、総会資料、会議資料等の管理
  • コピー用紙や請求書用紙などの紙書類等の管理
  • コピー機やプリンターのトナー、文房具類などの消耗品管理
  • 作業着、制服の発注管理
  • 名刺、メールアドレス、スマートフォンなど社員個別に紐づく管理
  • マイナンバー(個人番号)制度の管理

などなど。

こういった管理的業務を会社の総務担当が一括して管理・運営していくことによって、それぞれの部署が本職の専門業務(例えば営業部や配送部など)に集中して取り組めるようになります。

その結果、各部署間、あるいは支店間の連携もスムーズになり、会社全体としての業務効率化の助けになり、全社員が全力でその能力を発揮することにつながります。

したがって、総務の仕事は、会社全体をサポートし、円滑に業務を進めていくために、様々な場面で必要とされるユーティリティプレーヤー的な仕事なのです。

ですから、実は会社の運営に大きく関わってくる重要な業務なのです。

総務の仕事|とにかく「整理整頓」!

会社には様々な書類が作成されます。

例えば

  • 会社が存続している期間はずっと保管しなければならない重要書類
  • 一定期間が過ぎるまでは保管する必要のある書類
  • すぐに破棄すべき書類

など。

管理する書類を、保管すべきか、破棄すべきかを適切に管理して整理します。この作業が結果的に会社全体を「整理整頓」することにつながります。

総務の大事な役割の一つです。

書類以外にしても例えば、

  • 消しゴム、クリップ、コピー用紙、トナー、付箋などの消耗品管理
  • 請求書・納品書、領収書などの商売で必要不可欠な用品の管理
  • デスク、ワークチェア、電話、パソコン、プリンターなどのオフィス家具・電気製品の管理、またそれらの故障や不具合が発生したときの業者とのメンテナンス依頼、打合せ、壊れた時の新しいものへの見積もり依頼・発注

など、会社全体に渡って関係するあらゆるモノ・コトについて適切に整理整頓・管理します。

総務の仕事|書類の保存期間について

会社で発生する書類は、法律によって保存する期間が決められているという事をご存じでしょうか。

ここではその保存期間について深掘りしていきます。

ザックリいうと、書類の保存期間は「重要度」によって異なります。

会社にとって重要度が高い書類ほど保存期間が長く、それほど重要度が高くないものについては保存期間が比較的短く設定されている傾向があります。

各書類の保存期間がどれくらいなのかぜひ把握しておきましょう!

代表的な書類の保存期間は以下の通りです。

書類の種類重要度保存年数保存開始日
定款(ていかん)重要度
MAX
永久設立日
決算書、仕訳帳、総勘定元帳、
株主総会議事録など
重要度
10年帳簿の締め、
決算書作成日、
総会の日
申告書、領収書、契約書、請求書、
見積書、納品書など
※条件によっては9年、あるいは10年の場合あり ➡ 下記補足参照
重要度
7年申告書の提出期限
労働者名簿、雇用契約書、出勤簿、賃金台帳など重要度
3年退職日など

基本的には上記の期間に従って管理しておけばOKです。

ただ、上記の書類のなかには、例えば「決算書」とか「議事録」などの書類は、会社にとってかなり重要な書類ですが、どちらも「10年」です。

「決算書」も「議事録」も、会社の経営指標が詰まっている重要な書類です。

そこに刻まれている数字は、会社の「歴史」ですから、管理人としては「永久」に保存すべき書類だと思っています。

法律上の重要度と共に、会社にとっての重要度も考慮し、場合によっては法律で決められている期間よりも長い期間にわたって保存・管理するという事を提案して保存していくことをオススメします。

※注意

法律で決められた保存期間よりも短い年数での書類破棄はNGです!

※補足

平成23年12月の税制改正で、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年になりました。それに伴って、平成20年4月1日以後に終了した事業年度で欠損金の生じた場合、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。また、平成27年度及び平成28年度の税制改正で、平成30年4月1日以後に開始する事業年度で欠損金の生じた場合は、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

総務の仕事|会社と社員の「御用聞き」

総務の仕事における大切な役割が

「会社全体をサポートする、バックアップする」

という事をご紹介してきたわけですが

これを言い換えると

「総務」の役割とは、会社全体が効率的にスムーズに連携できるよう、各部署がそれぞれの専門業務に集中して取り組む環境構築のための「御用聞き」といったところでしょうか。

もちろん各部署との間だけではなく、経営陣と現場をつなぎ、会社が円滑にスムーズに運営するために無くてはならない部署が「総務」です。

各部署への「御用聞き」業務の中で、会社全体としての問題点や、部署間の意思の疎通の問題点、社内ルールの不備などの、社内環境を改善するポイントがみえてくることがあります。

そういった改善ポイントを経営陣へ積極的に提案し、会社全体を良い方向へ導くことができれば、総務担当の行動によって会社全体が大きく良い方向へ動かすことができるかもしれません。

・裏方的に働くこと

・几帳面で細かなところに気が付くこと

・他人の喜びを自分のことのように感じ取れる感受性をもっていること

こういった特徴を持つあなたなら、非常にやりがいをもって取り組めるのが総務の仕事です。