商取引|必要な書類の概要|見積書・発注書・発注請書・納品書・受領書・請求書

総務

会社でも個人事業主・フリーランスでも、事業・商売を運営していく中で、サービスの提供から収益の発生までの一連の流れの中で、取引上必要となる書類が各種あります。

それぞれの書類には作成する理由があり、使われるシチュエーションも決まっており、商売上のどの場面で何の書類が必要なのかを理解しておくことが重要です。

どの場面でどんな書類の発行が必要なのかを見ていくために、まずは商取引の大まかな流れを確認することから始めていきましょう。一般的な商取引の流れを説明しつつ、そのポイントごとに必要な書類をご紹介していきたいと思います。

商取引|一般的な流れ

まずは、上記の図をご覧ください。この流れに沿って確認していきましょう。

商取引に必要は書類の始まりは「見積書」の発行です。自社の商品やサービスの購入を検討している相手先から問い合わせがあり、たいていの場合は見積書が欲しいという相手からのアプローチがあって、そこからスタートします。(上図その①)

自社が発行した「見積書」の金額・内容の諸条件に相手先が納得・合意した後、正式な発注手続きへ移ります。正式な発注手続きの際に、取引相手先から発行してもらうのが「発注書」です。取引先から「発注書」の発行を受けた自社は、その発注に対して「間違いなく発注を受けました」という意思表示をするため「発注請書」という書類を作成して取引相手先へ発行します。(上図その②)

発注書・発注請書が完了したあとは、速やかに商品を取引相手先へ納品する工程へ移ります。発注を受けた商品を取引相手先へ納品する際に、同じタイミングで商品と共に取引相手先へその商品の内容を記録した「納品書」という書類を渡します。そして、納品した取引相手先に、間違いなく納品したことを証明するための「受領書」に押印またはサインをしてもらい、商品の受け渡しが完了です(上図その③)

商品の納品が完了すれば、後は取引相手先から、お金をもらうための必要書類である「請求書」を発行して取引相手先へ送付します。(上図その④)

以上①~④までが、一般的な商取引における大まかな流れとポイントごとの必要書類です。このようにして、実際の取引の流れを確認しながら、必要書類についてみていくと、自然と理解できてくると思います。

それぞれの必要書類の概要については以下をご確認ください。

商取引|必要書類|見積書

見積書とは、商品やサービスの数量や金額などの詳細条件を記載した書類です。

正式な契約を結ぶ前に、金額や仕様、オプション、などの詳細情報や納期なども合わせて確認することができます。見積書を受け取った取引先は、この書類の数字を確認して契約するかどうかを検討します。

見積書を作成する側は、金額の誤りや仕様、オプションの記入漏れなどが無いようにしっかりと内容を確認して、取引先から依頼を受けたらなるべく速やかに作成し送付しましょう。

見積書の役割や作成方法などは、見積書|商取引で必要な書類 こちらの記事で深掘りしていますのでご確認下さい。

商取引|必要書類|発注書と発注請書

発注書とは、事前の見積書などの検討の結果、取引先がその条件に納得し、正式に商品を注文するときに取引先(購入する側)が作成して発行し、自社(納入する側)が受け取る書類です。

※注文書、申込書、依頼書、などという文言を使っている場合もありますが、全て同じ役割だと考えておいてよいでしょう。

また、この発注書を受けた側は、発注書に記載されている内容が、見積書などの事前打ち合わせで決定した金額等の諸条件と間違いないかを確認したあとに、確かに注文を受けた、という事の意思表示のための「発注請書」(はっちゅううけしょ)という種類を取引先へ発行します。

発注書、発注請書の役割や作成方法などは、発注書と発注請書|商取引で必要な書類 こちらの記事で深掘りしていますのでご確認下さい。

商取引|必要書類|納品書、受領書(納品受領書)

納品書は取引先へ納品した商品の内容をお知らせする書類です。内容とは、商品名、数量、金額、仕様等です。一般的には納品の際に一緒に同封する事が多い書類です。

そして、商品を納品したことを証明するために、取引先から押印やサインをもらうための書類が受領書です。通常は納品書と一緒に送付して、納品書は取引先がそのまま保管して、受領書には押印かサインをもらって返送してもらいます。

納品書、受領書の役割や作成方法などは、納品書と受領書|商取引で必要な書類 こちらの記事で深掘りしていますのでご確認下さい。

商取引|必要書類|請求書

請求書は商取引の流れの中でも最終段階、仕上げの段階で登場する書類です。

その目的はズバリ「取引相手にお金を払ってもらうための書類」です。

請求金額を間違えない事、二重に発行しない事、出し忘れない事、発行日、送付日に遅れない事など、とにかく相手に代金の支払いを求める書類ですから、直接「信用」に関わりますので、単純な誤りや発送漏れなどに十分注意する必要のある書類です。

請求書の役割や作成方法などは、請求書|商取引で必要な書類 こちらの記事で深掘りしていますのでご確認下さい。

商取引|必要書類まとめ

以上、商取引の一般的な流れに沿って各種書類をご紹介しました。

事業の形態や商売上の取り決め、または取引先との関係などの各要素によって、今回紹介した書類のうち、一部の書類を省略したり、逆に、ここでは紹介していない違った書類を用意する必要があったりなど、必ずしも上記の書類のみに固定されるものではありませんが、ごく一般的な取引の書類としては。上記で紹介したものが基本となります。

商売の中では、こういった各種書類の手続きが必要不可欠です。その作成のご参考にしていただければと思います。