発注書と発注請書|商取引で必要な書類

総務

今回は「発注書」と「発注請書」についてのご紹介です。

※注文書と注文請書と呼ぶ場合も同様です。

商取引が始まるキッカケとなる「見積書」にて、自社と取引先双方でその内容に承諾したのち、次の段階へと進むために作成する書類が「発注書」と「発注請書」です。

  • 「発注書」は発注する側、つまり商品やサービスの購入をしようとする側が作成する書類
  • 「発注請書」は受注する側、つまり商品やサービスを提供する側が、発注書を受けとった後に作成し相手へ渡す書類

ここではそんな「発注書」と「発注請書」について、具体的な内容と作成方法についてご紹介していきます。

発注書と発注請書|基本的な概要

発注書(はっちゅうしょ)とは、 商品やサービスなどの提供を受けようとするもの(発注者)が作成して、商品やサービスなどの提供をするもの(受注者)に対して、発行・送付する書類です。

発注書には、事前の見積もり段階で打ち合わせをして、合意に至った商品やサービスの金額や詳細条件、納期などの明細をもれなく記載して、その商品やサービスの購入の意思を「発注書」という名の書面をもって意思表示する目的で作成する書類です。

一方、発注請書(はっちゅううけしょ)とは、発注書を受けとった受注者が、その発注書に対して、間違いなく発注を受けました、という証拠として、商品やサービスを提供するという意思を「発注請書」という書面をもって相手へ伝える目的で作成する書類です。

会社によっては発注書の事を「注文書」と呼んだり、発注請書の事を「注文請書」と呼ぶ場合もありますが、いずれの呼び方の場合も、使われる用途や意味合いは同じです。

発注書と発注請書|作成意義とその役割

発注書と発注請書には、一部の取引(※)を除いて、書類の法的な作成義務はありません。

※注 建設業関係などでよくある「親会社」と「下請会社」というような関係になる場合には下請法という法律によって、発注書の作成義務がありますのでご注意ください。

参考: 公正取引委員会ホームページより

下請法の概要 https://www.jftc.go.jp/shitauke/shitaukegaiyo/gaiyo.html

したがって、発注書を作成せずにそのまま取引をすすめる場合もあります。

例えば、見積書の段階で自社と取引先との間で双方が金額や条件について納得して合意できていればその時点ですでに取引としては成立しているとみなされますので、そのまま発注書・発注請書のプロセスを飛ばして、次のステップへ進んでも特に問題はありません。

では「発注書」と「発注請書」を作成する意義はいったい何のか、という事ですが大きく分けて2つあります。

目に見えない約束を目に見える形で残す「証拠書類」としての役割

1つ目は「証拠書類」としての役割です。

商品やサービスの内容をあえて「発注書」「発注請書」という書面として発行してお互いに残しておくことで、双方の意思を書面を通して裏付ける役割があります。

つまりは、商品やサービスを間違いなく依頼した、依頼を受けた、というそのままでは目に見えない取引成立の意思表示を「発注書」「発注請書」という形で、目に見えるものとして残しておくことで、証拠書類としての役割を果たすことが期待できます。

トラブル防止としての役割

2つ目は、証拠書類として残すことによって「トラブル防止」効果を得られるという点です。

最初にご説明した通り、見積もり段階で双方合意している場合は、発注書を発行しなくても取引が成立します。

したがって、発注書のないまま取引が次へ次へと進んでいきますが、実際に商品やサービスが納品されたときに見積もりの時と納品の内容が違う、というトラブルが起きる可能性があります。

お互いの見解の相違で起こるトラブルです。要は、見積書の段階ですり合わせていた条件の解釈がお互いに違っていて「話が違う」という事になる可能性があるという事です。

こういうトラブルが発生してしまうとなかなか取引が先へ進まず、その後の取引先との関係もギクシャクしてしまい、会社にとって悪影響です。

そういう場合を想定して、事前に「発注書」「発注請書」という書類を作成してお互いに確認しあうことで、上記のようなトラブルを防ぐ効果が期待できます。

また、上記のようなトラブル以外にも、単純な数字の記載漏れのようなケアレスミスがある場合も想定されます。

このような場合にも「発注書」「発注請書」という形式で書面にしてお互いが残しておくことで、正式な取引が成立する前段階で見積書と発注書の内容を付け合わせることによって、記入漏れや金額誤りなどのケアレスミスに気付くことができ、ミスによって起こるトラブルを未然に防ぐ効果が期待できます。

特に金額の大きな取引や、諸条件項目が多い取引等においては、発注書として書面でしっかりと記載しておくことで、間違いの無い、より確実な取引が可能となり、お互いに「安心」することができます。

発注書と発注請書|形式や具体的な作成方法

発注書に記載する項目一覧
  1. 宛名(受注者)~ 発注書を送付する相手先名称(自社が受注者の場合は自社名が記載)
  2. 発注者名   ~ 発注書を発行する会社の名称、住所、電話、FAX及び角印(自社が受注者の場合は取引相手先の社名が記載)
  3. 作成年月日  ~ 発注書を作成した日付を記載
  4. 発注明細   ~ 商品の名称、サイズ、品番、数量、単価などを記載
  5. 発注金額合計 ~ 発注後の合計金額を記載(消費税も明示しましょう)
  6. 納入期限   ~ 万が一遅れが出てもトラブルにならないよう余裕を持った納期で記載
  7. 納品場所   ~ 納入場所が決まっていれば、その住所等記載
  8. 備考     ~ 発注書の明細に記載できないような特記事項等があれば備考欄に記載

※原則「発注請書」も上記と同様の内容を記載すればOKです。発注書と異なる箇所は、宛名(受注者)と発注者の記載が逆になるという点と、通常は発注書を受け取ったあとに発注請書を相手へ送付しますので、作成年月日が発注書の日付よりも数日あとの日付になる、という点です。

※備考に記載する内容として、事前の打ち合わせ(見積書)にてあらかじめ詳細について双方が承諾している場合は、発注書の備考欄に「○○月○○日○○様との打合せ済、別途見積書の通り」などと記載しておくと、仮に発注書が相手に届いたときに担当者が不在の場合でもその後の手続きがスムーズに進みます。

発注書と発注請書|まとめ

商取引における商品やサービスの「発注」という作業は、見積書の段階で打ち合わせをして決めた数字と詳細条件を、発注者はそのまま「発注書」に記載し発行、発注書を受けた受注者側はその数字で間違いないことを確認し「発注請書」を発行、この一連の流れを通して、お互いの意思を確認するという事が最大のポイントです。

この行為によって、書面による数字が双方で確認できる事で、お互いに安心して取引を行うことが可能になるのです。

この「安心感」を得られる、という点が発注書と発注請書発行における最大のメリットかもしれません。