今回は支払報告書の無料テンプレートのご紹介です。
一見すると前回ご紹介した「支払証明書」と見間違えてしまうかもしれませんが、まったく異なる書類です。
前回ご紹介したのは「支払証明書」（しはらいしょうめいしょ）
今回ご紹介するのは「支払報告書」（しはらいほうこくしょ）です。
私管理人イサムは、この「支払報告書」を使い始めてから、かれこれ５～６年くらい経過していますが、今だにバリバリ帳簿処理で活躍してくれている即戦力書類です。
どういった時に利用するのか、支払報告書の活用方法をご紹介します！
支払報告書とは
まず、この支払報告書という書類をどういった場面で利用するのか、という点ですが
ズバリ
接待交際費のなかの「飲食」関連の支払を処理をするときに利用します。
そもそも接待交際費とはなんぞや、という点ですが、少し解説すると
「交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これに類する行為のために支出する費用」と税法上定義されています。
なんだか堅苦しくて難しい言い回しですね。接待交際費で処理される取引をもっと簡単にいうと、たとえば「お歳暮お中元のような贈答費用」「取引先等の冠婚葬祭に付随して発生する慶弔費用」そして「取引先の接待をともなう飲食代」こういった費用が代表的ですよね。
そんな色々とある接待交際費の種類の中でも、特に「飲食代」に限って利用されるのがこの「支払報告書」です。
ところであなたは、接待飲食代の「５０００円」基準をご存じでしょうか？
接待飲食代の５０００円基準
接待飲食代の５０００円基準とは、「飲食代」に限って、自社の参加者と相手取引先の参加者を含めた人数で計算したときに、１人あたりの支出金額が「５０００円以下」であれば、接待交際費ではなく「会議費」として扱うことが認められており、全額損金算入（経費処理）することができる、という制度です。
接待交際費はその金額によっては全額損金として計上できない場合があるのですが、この基準を使えば、接待交際費ではなく「会議費」として処理できるので、その全額を損金として経費計上することができるので、飲食代の支払が発生した折には必ずチェックしておきたい重要な基準です。
しかしながら、この５０００円基準を満たすためには、必ず守らなければならない要件があります。
それが
その飲食を行った年月日、自社の参加者名、役職、相手企業の参加者と関係、参加人数、支払金額、飲食店の名称と所在地
これらの具体的な内容がきちんと分かるように、記録しておかなければならない、という点です。
お店で受け取った領収書に直接記入して記録しておく、という方法も可能ですが、正直、領収書によってはスペースがせまくて、上記の要件内容のすべてを記入することが困難な時があります。
そんな時に活躍するのがこの「支払報告書」なんです。
接待交際費に該当する飲食会合に参加した社員には、必ずこの「支払報告書」を記入するよう義務付けて、領収書と一緒に保管するという習慣をつけておくとよいでしょう。
特に、接待交際費は税務調査の時に細かくチェックされる代表的な勘定科目ですので、そういった側面からみても記録は重要ですから、領収書にメモするのではなく「支払報告書」を利用してしっかりとした接待交際費・会議費の管理をオススメします！
支払報告書 テンプレート
支払報告書のテンプレートはこちらです。
PDF（A4サイズ）形式です。４枚分を１枚にまとめていますので、点線で切り取ってお使いください。
サンプル画像はコチラ
