納品書と受領書|商取引で必要な書類

総務

今回は「納品書」「受領書」についてのご紹介です。

納品書と合わせて「受領書」についても解説します。

「見積書」→「発注書」→「発注請書」という商取引の各段階が順番に完了したあと、実際に商品やサービスが納入される段階で必要となる書類が「納品書」と「受領書」です。

それでは具体的な内容についてみていきましょう。

納品書と受領書|概要と関連性

納品書とは

納品書(のうひんしょ)とは、発注を受けた商品やサービスを取引先に納品する、という段階において、その商品やサービスの品名、数量、単価などを記載して、納品と同時に、納品する実物と一緒に取引相手先に発行する書類です。

取引相手先に納品する商品やサービスの内容と、納品書に記載されている内容に間違いがないように、しっかりと確認しておくことが重要です。

納品する商品がひとつだけとか、ごく少量の場合は内容もはっきりしていますので確認が簡単ですが、納品する商品の数がかなりの数がある場合、納品する商品と納品書を照らし合わせて正確に発行されているか、個数や仕様などに誤りがないか、特に注意して確認しましょう。

また、納品書は相手へ渡す書類ですので、必ず控えを用意して手元で保管するようにしましょう。

受領書(納品受領書)とは

受領書という書類は、商品やサービスを納品したときに、間違いなく納品し、取引相手先が受領したという事を証明するために必要な書類です。

納品受領書(のうひんじゅりょうしょ)と呼ばれる場合も同じ書類のことを意味しています。

受領書の大事なポイントは、必ず納品した取引相手先から「押印」もしくは「サイン」をもらったものを残して自社の控えとする、という点です。

したがって、自社が納品する側の場合は、

(1)納品書の控え(コピー)を取っておくこと

(2)受領書に確実に押印かサインをもらうこと

この作業を必ず行い、両方セットでファイリングしましょう。

納品書と受領書|役割

納品書の役割は、納品する側からみると、取引相手先に商品やサービスをいつの段階で、どんな内容のものを、何個、どこに届けたのか、という納品に関する内容を相手に知らせるという役割があります。通常は納品するものと一緒に送付することが多いでしょう。

受領する側からみると、納品された商品やサービスに間違いがないか確認できるという役割があります。受領する側は、納品書の内容と実際に納品された商品やサービスの内容に間違いがないことを確認して「受領書」に押印やサインをしますので、確認作業が重要となります。

受領書の役割は、納品する側からみると、取引先へ納品したことを証明する証拠書類としての役割があります。受領する側からみると、相手へ受領したことを報告する報告書としての役割があります。

いずれも、納品・受領されたことを証明する書類です。したがって、後になってから、納品されたかどうかがわからなくなる、というトラブルを防ぐ効果があります。

★よくあるトラブル

確実に商品を納品したはずなのに、受領したはずの取引相手先から「商品が届いていない、受け取ってない」などのような連絡が来るというトラブルが、実務では割とあります。

取引相手先からこういった連絡が来ると連絡を受けた側は結構焦ります。

しかし、そんなときに頼りになるのが納品書と受領書です。

このような連絡がきたら、まずは自社で控えている受領書控えを確認しましょう。

受領書を探して、その商品の受領書控えが手元に無ければ、先方の言う通り、取引相手先に商品が届けられていない可能性が非常に高いので、自社の中で再度確認して早急に対応しましょう。

一方、その受領書控えを探して、その中に先方が届いていないと主張している商品の受領書があって、間違いなく相手先からの押印、またはサインが確認できれば、相手が何と言おうと間違いなくその商品は相手先に納品されていて、相手先も受領した、という事の証明になりますから、「商品が届いてない」という相手の主張は、勘違いか、もしくは相手先の社内における伝達ミスか何かで納品の状況が把握できなくて連絡してきた、という可能性が高いと推理できます。

こちらとしては、いずれの場合でも、あわてることなく、冷静に速やかに対処することができるのです。

納品書と受領書の関係が正確に成り立つことによって、焦ることなく、冷静に業務に取り組むことができ、上記のようなトラブルに対して、建設的に、冷静に対処することができるのが納品書と受領書の大きな役割ではないでしょうか。

納品書と受領書|記載事項

納品書に記載する項目
  1. 納品先取引先名 ~ 納品先の社名や個人名、担当者名など
  2. 納入者名    ~ 納入する側の社名 角印も忘れずに(担当者印も押している場合があります)
  3. 納品書作成日  ~ 原則、納品する日付を記載(発送する場合は発送日)
  4. 納品内容詳細  ~ 品名、数量、単価、金額、消費税も明示しましょう
  5. 納品場所    ~ 場所が決まっていれば、その住所等記載しましょう
  6. 備考      ~ 特記事項等があれば備考欄に記載

これが最も基本的な納品書、受領書の様式です。

納品と受領だけでなく請求まで一緒に作成できるものですので、納品→受領→請求という一連の流れ、仕組みを覚えるのに最も適しています。

商売を始めたばかりのうちは、請求までの流れを理解するという事も含めて、こういった手書きの納品書を使ってみるのもおすすめです。

納品書と受領書|検収書との違い

ここでちょっと補足です。

売上の計上基準|引渡基準、出荷基準、検収基準について という記事の中で触れた「検収」という場面。この「検収」というタイミングは、納品、受領のタイミングと似ています。

違いは、売上の計上基準の違いによる証明書類の出し方です。(売上の計上基準については上記記事でご確認ください)※検収書は取引先が「検収基準」という売上計上の基準を採用していなければ作成する必要はない書類です。

「検収基準」を採用している企業にとっては、検収書を受け取った時点が売上の計上タイミングとなります。したがって、納品を受けた取引先は「検収書」を発行するという「納品書」や「受領書」とすこし意味合いの違う作業をする必要があるのです。

納品書や受領書については、それぞれ双方が確認できればそれで終わりですが、検収書は納品を受けた側が、その商品やサービスの内容について、数量や仕様の確認はもとより、様々な点をひとつひとつ事細かに点検、検査して、「間違いなく発注書通りのものを受け取った」という意思表示を「検収書の発行」という形で相手先へ返送しなければなりません。

検収書の発行には、相手先の「売上計上」のタイミングが絡んでいることから、確実に確認し取引先へ送付しなければならない、という点にお気を付けください。

納品書と受領書|まとめ

納品書は取引相手に納入した商品やサービスの内容を知らせる書類で受領書は間違いなく取引相手に納品したことを証明する書類です。

納品書と受領書は必ずセットで控えておくことをおすすめします。これさえしっかり控えておけば、突然のトラブルにも冷静に対処することができます。

納品書や受領書は、商取引の中では比較的マイナーな存在と思われがちな書類ですが、納品の有無を確認するトラブル回避性能を秘めた非常に大事な書類ですから、大切に保管するよう徹底しましょう。