こんにちは。管理人イサムです。
昔、社会人なりたての頃でしょうか、
デスクの上や引き出しの中は頭の中と一緒だぞ
なんてことを言ってる上司がいて、
仕事量多いしデスク小さいし引き出し少ないし無理でしょ、っていうかあなたのデスクまわりもまぁまぁ散らかってますけど…
と、言いたくても言えず、頭の中だけでつぶやいてました（笑）
とはいえ、
できることならば、デスクの中も頭の中もキレイすっきり整理して、気持ちよくしておきたいものですよね。
書類を分類するには、たとえば、普段の生活ならばその生活環境や棚の数、部屋のレイアウト、会社ならば職場環境、役職、部署など、様々なパターンを考慮しなければ最適なファイリングを見つけるのは難しいのですが、ここでは、そんな様々な環境にも「共通して使える」簡単な分類法をいくつかご紹介します。管理人なりのファイリングのコツをシェアしたいと思います。
これを読んで、あなたのデスクまわりや引き出しの中、そして頭の中までスッキリさせましょう！
ファイリング｜「必要性」による３つの分類
まず、管理人は、書類を「必要性」という基準で大きく３つに分類するところから始めます。
① 必要なもの
② 必要かどうか迷うもの（家族、上司、担当者など、他者の意見を聞く必要があるもの）
③ 不必要なもの
以上の３分類に分けます。
おそらくこれが分類の一番簡単で分かりやすいポイントだと思います。まずはこの３分類で分けるクセを身に付けましょう。
ファイリング｜まずは「不必要」な書類を捨てる
上記の３分類にできましたら
①必要な書類と ②必要かどうか迷う書類 は、とりあえずそのまま保留とします。
一番最初にとりかかる作業は、明らかに「不必要」と思われる書類を「捨てる」という事です。
不必要書類はすぐに捨てましょう。
必要な書類は後からじっくりまとめます。まずは、明らかに「不必要」と思われる書類を分類し、それをすぐ捨ててください。
この書類「いつか使うことがあるかもしれない」から取っておく？
という書類は、②必要かどうか迷う書類、に分類し保留としてください。
ここでやるべきことは
この書類「明らかに必要ない書類だから捨てよう」
というものです。
この「不必要書類を捨てる」ということができるだけで、分類すべき書類の量がかなり減ります。
ここが効率的なファイリングを成功させる一番のポイント言ってもいいでしょう。
躊躇（ちゅうちょ）せずに捨てましょう。
ファイリング｜次に「必要な書類」を綴る
不必要な書類が処分されると、残るのは「必要」な書類と「必要かどうか迷う」書類です。
必要か不必要か判断がつきにくいものは、家族や上司や担当者など詳細を知っている他者に確認したり相談する手間が増えるため、ファイリングまでに時間がかかります。
「確認しなければならない」というのが圧倒的な時間のロスなので後回しにしましょう。
ですから、まず先に「必要」と判定された書類を、あらかじめ決めておいたファイルに建設的にファイリングします。
必要と判定される書類＝重要な書類です。
重要度の高い書類ともなれば、後々見返したり何度も再確認する可能性が高い書類でもありますので、探しやすいようにファイルを色分けしたり、決まった種類のファイルに綴ったりと、自分なりのお気に入りのファイル「押しファイル」を見つけてファイリングに利用するのもオススメする１つの方法です。
なにより「押しファイル」にすることでファイリングという単純作業が楽しくなりますから。
管理人の押しファイルは「コクヨ チューブファイル」
最近管理人はコクヨのチューブファイルを好んで利用しています。
このファイルはとにかく頑丈で、このまま自立します。キャビネットの中で自立するので、ファイル自体がよじれたり破れたりすることなく長持ちします。重要な書類は全部このチューブファイルに移行しようと企んでいる今日この頃です。
紙ベースの場合、上記チューブファイルなどを利用して保存するので、それなりの物理的スペースが必要です。スペースの確保にはご留意ください。
ファイリング｜最後に「保管に迷う」書類にとりかかる
最後に、保管すべきか捨てるべきか迷っている書類の整理に取り掛かります。
正直、管理人の２０年を超えるデスクワーク経験から言って「いつか使うことがあるかもしれない」という書類は、その先まず使うことがありません。
また「いつか使うことがあるかもしれない」という程度の書類なら、後から見たくなった時には何とかなるものです。（発行元に再発行してもらうとか、ネットで検索するとか）
したがって、管理人の場合は必要かどうか迷ったものは基本的には捨てます。それも、割とすぐ捨てるタイプです。
ただし
今まで何度かあったのですが、必要ないと思って書類を捨てた後に突然上司から
イサム君、あの書類どこにしまった？
と、取り付く島もないセリフを投げかけられることがしばしば（笑）
そんなに重要な書類じゃないでしょ、とも言えず平謝りするしかないのですが、そんな経験から、管理人は、保存に迷う書類は「一定期間は必要」という書類に認定して、「データで保管」することにしています。
データ保管なら、いざとなればプリントアウトもできますし、いらなくなれば捨てることもでき、また物理的スペースも必要ありません。必要なのはパソコンの容量のみ。
データ保存に外付けＳＳＤがあると便利
パソコン内での保存もいいですが、管理人的にはあまりパソコン本体の容量を使いたくないので、今現在は外付けＨＤＤを利用しています。ＨＤＤでもデータ管理には十分なのですが、個人的な欲を言わせてもらえばＳＳＤがほしい。
特に、このサンディスクさんのこの外付けＳＳＤなんてデザインがいいですよね。サイズも小さめで防塵・防滴・衝撃にも強く、３年保証です。何よりＳＳＤなので、ハードディスクとは比べ物にならないほどデータのやり取りが高速です。ノンストレス。これひとつ持っておけば十分です。
では具体的な分類方法を見ていきます。
ファイリング｜書類保存とデータ保存
必要かどうか迷う書類のやっかいなところは、必要な書類と不必要な書類が混じっていて、それを関係各所に確認して分類しなければならない、という事です。
この分類がファイリングのなかで一番手間がかかるところかもしれません。
参考までに管理人の分類基準は次の通りです。
必要かどうか迷った書類を、関係各所に確認をとったうえで
①「必要」と認定したものは、紙ベースで保存
②「一定期間必要」と認定したものは、「電子データ」として保存
③「不必要」と認定したものは、廃棄処分する
この３つのパターンです。
紙ベースで保存するものは「重要書類でずっと取っておかなければならないもの」という基準が原則です。
データベースでの保存は「データとして残しておけば足りるもの」また「重要度はそれほど高くないけど後からすぐに見たい資料」という基準を原則としています。
データベースの場合、便利だからといって何でもかんでもデータ保存すると、どのフォルダに保存したかわからなくなってしまったり、データ容量が増えすぎてパソコンに負担をかけてしまう、という事も起こりえるので、適宜データの整理と削除を行っています。
このように、一定のルールを意識して管理人はファイリングしています。
★ｉＰｈｏｎｅで出来るオススメのスキャン保存方法
スキャナは持っていないけどｉＰｈｏｎｅは持っているというあなたへ、オススメのスキャン方法をお知らせします。
デフォルトで入っているｉＰｈｏｎｅの「メモ」アプリを開いてください。
メモアプリを開くとカメラマークがあります。そのカメラマークを押すと「書類をスキャン」という項目があらわれ、書類を写真に収めると、そのままスキャンデータとしてｉＰｈｏｎｅ内に保管できます。
Ａ４サイズの書類ならｉＰｈｏｎｅ側で自動認識してくれます。
この機能かなりオススメですよ！
ファイリング｜まとめ
今回は管理人が普段から心がけているファイリングのコツをご紹介してきました。
この方法はあくまでも管理人の考え方であって、必ずこの方法でやらなければならないという強制的なものではありません。
ただ、ルールを決めさえすれば、ファイリングの７割は終了していると思っています。
管理人のファイリング方法を参考にしていただき、あなたなりのオリジナル書類分類ルールを見つけることにつながってもらえると幸いです。
